Financiële administratie

Wegens sterke groei zoeken wij voor ons team in Bleiswijk een financieel administratief medewerker (fulltime). 

Doelstelling van de functie: Een ervaren en gemotiveerde Finance Assistant om ons Nederlandse financiële team te versterken. Dit houdt in dat u de Credit Control- en Accounts Payable-functies ondersteunt, zorgt voor soepele operaties, nauwkeurige financiële rapportage en naleving van alle relevante regelgeving. Deze functie vereist een praktische aanpak en sterke communicatievaardigheden om relaties met leveranciers, klanten en interne stakeholders te beheren.

Verantwoordelijkheden: Biedt essentiële ondersteuning aan het financiële team door verschillende boekhoudkundige en administratieve taken uit te voeren, waaronder kredietcontrole en AP-ondersteuning.

Rapportage en klantrelaties: Rapporteert aan: Cor V Genen (Sales & Operationeel Directeur), Nattasha Ahmad (Financieel Manager)

Hoofd Klantrelaties: Werkt nauw samen met de Service Centre Manager en Logistics Coordinator. Werkt samen met andere Service Centers en andere afdelingen of functionele bedrijfseenheden, evenals met centrale ondersteunende diensten

Verantwoordelijk voor: (geen) personeel

Financiële prestaties

• Klantcontracten: Samenwerken met de Hire Desk om ervoor te zorgen dat alle huidige contracten correct zijn ingesteld voor verwerking, inclusief het beoordelen van eventuele 'speciale contracten'.
• Ondersteun het beheer van contracten met de Hire Desk/Sales Team en zorg ervoor dat de voorwaarden worden gecontroleerd en indien nodig worden bijgewerkt voordat het contract afloopt.
• Zorg ervoor dat alle contracten duidelijke betalingsvoorwaarden, condities en eventuele speciale afspraken met betrekking tot krediet en betalingen bevatten en dat facturen correct aan hen worden toegewezen.
• Zorg ervoor dat alle inkooporders, pakbonnen en facturen correct worden afgestemd en verwerkt
• Nieuwe klanten aanmaken in MCS en facturen en toewijzingen bewaken.
• Onderzoek en los eventuele discrepanties of verkeerd toegewezen facturen op klantrekeningen op met behulp van wekelijkse uitzonderingsrapporten.
• oplossen, geschillen oplossen en mogelijke afschrijvingen identificeren in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.
• Je beheert de relaties met leveranciers, fungeert als primair aanspreekpunt voor onze banken en behandelt eventuele vragen en problemen.
• Toerekeningen en vooruitbetalingen: controleer de winst- en verliesrekeningen op ontbrekende kosten en vooruitbetalingen voor een nauwkeurige kostenherkenning in de grootboeken
• Ondersteun de financieel manager met maandelijkse rapportages en indieningen.
• Houd de NL Finance-inbox in de gaten en zorg ervoor dat alle facturen en vragen tijdig worden behandeld.

Operationele prestaties

• Communiceer duidelijk met klanten en leveranciers op een professionele, beleefde en behulpzame manier, zowel telefonisch als persoonlijk.
• Reageer positief op alle interne en externe vragen.
• Bouw vertrouwen en relaties op met klanten, leveranciers en interne belanghebbenden door hoge normen van ethiek, eerlijkheid en toewijding aan service te handhaven, beloften na te komen en eventuele problemen snel op te lossen
• Zorg ervoor dat de normen voor klantenservice altijd voldoen aan of de richtlijnen van het bedrijf en de eisen van de klant overtreffen, bijvoorbeeld bij storingen in apparatuur en papierwerk.
• Voltooi alle financiële administratieve processen nauwkeurig en op tijd met behulp van het systeem
• Zorg voor een duidelijk en vindbaar archiveringssysteem voor alle papieren documenten
• Suggesties doen en verbeterpunten identificeren binnen het team en de bredere NL-financiën

Algemeen

• • Van de financieel assistent kan van tijd tot tijd worden verlangd dat hij/zij andere taken uitvoert die niet in dit document zijn opgenomen, of dat hij/zij tijdelijk bij andere depots assisteert, en:
  • Overwerken
  • Om op verzoek aanwezig te zijn bij vergaderingen in persoon, op depots, in de regio of op bedrijfsvergaderingen (ook vergaderingen buiten de normale werkuren) en:
  • Op verzoek interne of externe trainingen volgen

Vereisten

• Ervaring met ERP-systemen (Sage) is een pré
• Ervaring in kredietbeheer, crediteurenbeheer of een soortgelijke functie

Vaardigheden

• • Probleemoplossend vermogen en sterke analytische vaardigheden
  • Aandacht voor detail en multitasken tussen taken (einde maand)
  • Kennis van Microsoft Office; Excel, Outlook, etc.
  • Vermogen om als onderdeel van een team en zelfstandig te werken

Veiligheid, Gezondheid, Milieu, Kwaliteit

• Om te helpen bij het beheer en onderhoud van de SHEQ-bestanden van de Service Centers